Privacy statement - Insocial

1. Algemeen

Insocial – Feedback Solutions stelt je in staat om onze dienst Insocial te gebruiken ter ondersteuning van uw zakelijke activiteiten. Het functioneren van de dienst Insocial wordt toegelicht op de website www.insocial.eu. Via deze website en onze diensten (al dan niet omdat je deze persoonsgegevens zelf aan ons verstrekt) verkrijgen wij persoonsgegevens van jou. Onze aangeboden diensten betreffen onder meer het houden van klanttevredenheidsonderzoeken ten behoeve van onze opdrachtgevers.

Wij zijn ervan overtuigd dat de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de gebruikers, bezoekers, klanten en abonnees van onze websites/diensten van groot belang is voor onze activiteiten. Wij hechten derhalve groot belang aan de bescherming van de privacy van jou, onze gebruikers, bezoekers, klanten en abonnees. Wij gaan daarom zorgvuldig om met de persoonsgegevens die wij verkrijgen en handelen alsmede verwerken deze persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de geldende privacywetgeving en –regelingen. Dit houdt onder andere het volgende in:

• wij vermelden duidelijk voor welke doeleinden wij jouw persoonsgegevens verwerken;
• wij beperken de (verzameling) verwerkte persoonsgegevens tot alleen die gegevens die echt noodzakelijk zijn;
• wij vragen eerst jouw uitdrukkelijke en specifieke toestemming om jouw persoonsgegevens te mogen verwerken in gevallen waarin jouw toestemming is vereist;
• wij nemen passende organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen en eisen dat ook van partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (in voorkomende gevallen).

In deze Privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken, alsmede met welk doelen en op basis van welke gronden wij dat doen. Daarnaast is uiteengezet hoe lang wij jouw persoonsgegevens bewaren, of wij deze gegevens met derden delen, hoe jouw gegevens zijn beveiligd en hoe je contact met ons kan opnemen.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken wij

Om onze website te optimaliseren en om onze diensten zo goed mogelijk aan te kunnen bieden en te leveren verwerken wij Persoonsgegevens, dit is alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Voor de doeleinden opgesomd in deze Privacyverklaring verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Basale informatie: naam (inclusief initialen), titel(s), geslacht, geboortedatum;
• Contactinformatie: e-mailadres, adres (zakelijk en/of privé), telefoonnummer(s);
• Functie en beroep;
• Bedrijf en organisatie;
• Jouw contactpersoon bij [bedrijfsnaam];
• Data gerelateerd aan het bezoek van onze website, zoals een URL, IP-adres, browsertype en de duur van jouw bezoek (zie ‘Wat zijn cookies’);
• Persoonsgegevens die je ons verstrekt met betrekking tot sollicitaties, zoals NAW, geboortedatum, telefoonnummer(s), nationaliteit, burgerlijke staat en andere persoonlijke informatie die je zelf in jouw sollicitatie verstrekt;
• Persoonsgegevens die je ons verstrekt met betrekking tot aanwezigheid bij door [Bedrijfsnaam] georganiseerde meetings of evenementen;
• Enige andere persoonsgegevens of informatie die je ons verstrekt of die we verkrijgen in verband met de onder 3. genoemde doeleinden en gronden;
• Gegevens over interesses van jou als gebruiker van één of meer van onze websites (zie ook ‘Wat zijn cookies’).

Wij verzamelen deze informatie en gegevens omdat je deze aan ons verstrekt of omdat je hiervoor toestemming aan ons geeft. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer je een overeenkomst met ons aangaat, wanneer je deze gegevens vrijwillig aan ons verstrekt, doordat je gegevens invult op de website, doordat je ons jouw visitekaartje verstrekt, doordat je onze cookiemelding accepteert of doordat je een sollicitatie instuurt. Wij kunnen deze gegevens ook verzamelen van andere bronnen zoals de Kamer van Koophandel, het Kadaster of door andere publiekelijk toegankelijke bronnen (waaronder sociale media).

3. Doeleinden en gronden voor de verwerking van jouw persoonsgegevens

De persoonsgegevens die wij van jou verzamelen gebruiken wij uitsluitend voor de doeleinden die zijn beschreven in deze Privacyverklaring, tenzij wij voor andere doeleinden op voorhand van jou expliciete toestemming hebben verkregen.

De doeleinden van onze gegevensverwerking zijn:

1. Gebruik van onze diensten: om gebruik te kunnen maken van onze diensten is het noodzakelijk dat je ons persoonsgegevens verstrekt. De diensten die wij verrichten zijn alle diensten die je in redelijkheid van de aanbieder van klanttevredenheidsonderzoeken mag verwachten (al dan niet met bijkomende informatie, aanpassingen aan behoeften en wensen en etc.). Wij verwerken jouw persoonsgegevens daarbij uit hoofde van door jou gegeven toestemming dan wel uit hoofde van noodzaak voor de uitvoering van de door je gegeven en door ons geaccepteerde (opdracht)overeenkomst.
2. Om te voldoen aan onze juridische en wettelijke verplichtingen; een voorbeeld hiervan zijn onze fiscale verplichtingen.
3. Marketing en ondernemingsactiviteiten: wij verzamelen en verwerker persoonsgegevens voor het versturen van bijvoorbeeld nieuwsupdates, uitnodigingen voor evenementen, reacties op ons contactformulier en andere communicatie die wellicht interessant voor jou kan zijn (aanbiedingen).
4. Sollicitatieprocedures: Wij verzamelen en verwerken gegevens van sollicitanten ten behoeve van de sollicitatieprocedure rechtstreeks of d.m.v. formulieren en/of aangehechte CV’s al dan niet via derde partijen of via e-mail.
5. Website: wij verwerken ook persoonsgegevens met betrekking tot het gebruik van onze website. Hiermee analyseren wij bijvoorbeeld het gebruik van onze website. Daarmee kunnen we de website nóg beter maken en ook beter afstemmen op onze doelgroepen en marketing.
6. Om je in de gelegenheid te stellen informatie te plaatsen en uit te wisselen op een van onze websites, of indien onze websites die mogelijkheid bieden, contact op te nemen met andere gebruikers.

Wij verwerken jouw persoonsgegevens op grond van een of meer van de volgende gronden:

• Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst
• Noodzakelijk voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen
• Noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting
• Jouw toestemming (indien vereist)

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering. Daarnaast ben je niet verplicht persoonsgegevens met ons te delen. Dit kan er evenwel in resulteren dat wij je minder goed van dienst kunnen zijn.

4. Bewaartermijn persoonsgegevens

Voor zover in deze Privacyverklaring niet anders vermeld worden jouw persoonsgegevens niet langer bewaard dan nodig is voor het gebruik overeenkomstig de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verstrekt of verzameld, of om in overeenstemming te handelen met toepasselijke wet- en regelgeving (de toepasselijke wet- en regelgeving kent zowel maximale als minimale bewaartermijnen).

Met betrekking tot sollicitaties: jouw persoonsgegevens worden uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijderd indien je helaas de baan niet hebt gekregen. Indien wij jouw toestemming hebben gekregen om de gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld omdat er wellicht in de toekomst nog passende functies vrij komen, zal deze bewaartermijn een jaar zijn.

5. Jouw persoonsgegevens en derden

Wij maken alleen gebruik van derden bij de verwerking van persoonsgegevens ter uitvoering van de in deze privacyverklaring omschreven doeleinden indien dat noodzakelijk is en/of indien je ons daar toestemming voor geeft. Daarbij nemen wij, indien er derde partijen worden ingeschakeld, altijd passende maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens afdoende worden beveiligd en uitsluitend voor de beoogde, in deze Privacyverklaring genoemde doeleinden, worden gebruikt.

Bij de uitvoering van onze diensten en activiteiten maken wij onder andere gebruik van de navolgende derde partijen met wie wij mogelijk jouw persoonsgegevens delen (de navolgende lijst is niet uitputtend):

• Derden relevant in het kader van de uitvoering van onze aangeboden en geleverde diensten: bijvoorbeeld onze opdrachtgevers, Facebook, Google etc.;
• Derden met wie wij in aanraking komen om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, zoals toezichthoudende autoriteiten en andere organen, alsmede de accountant (voor onze bedrijfsadministratie), pensioenbeheerders etc.;
• Andere derden met betrekking tot het verwerken van persoonsgegevens in het kader van de in deze Privacyverklaring omschreven doeleinden, zoals ICT-providers, communicatieproviders en andere organisaties aan wie wij enige ‘support services’ uitbesteden.

Derden aan wie wij jouw persoonsgegevens verstrekken zijn zelf verantwoordelijk en aansprakelijk voor hun handelen en dienen er zelf zorg voor te dragen dat zij voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Wij zijn niet verantwoordelijk noch aansprakelijk voor het verwerken van jouw persoonsgegevens door ingeschakelde derden. Indien een derde partij wordt ingeschakeld om persoonsgegevens te verwerken zullen we altijd een verwerkersovereenkomst als bedoeld in de AVG sluiten met de betreffende partij. Wij geven een derde partij nooit toestemming om jouw gegevens met anderen te delen.

In voorkomende gevallen gebeurt doorgifte van de persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Unie slechts indien die landen conform de relevante wetgeving een passend beschermingsniveau bieden voor de verwerking van persoonsgegevens, bijvoorbeeld het US/EU Privacy Shield, indien de doorgifte noodzakelijk is en indien een van de in deze overeenkomst genoemde verwerkingsgronden daarvoor de mogelijkheid biedt.

6. De veiligheid en bescherming van jouw persoonsgegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en inbreuk of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking, inzage, aanpassing etc.

Deze maatregelen zijn onder andere, maar niet beperkt tot:

• alle informatie wordt vertrouwelijk behandeld en iedereen die in aanraking komt met persoonsgegevens is gebonden aan een (contractuele) geheimhoudingsplicht;
• onze medewerkers hebben alleen toegang tot de gegevens die ze nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden;
• alle informatie en persoonsgegevens staan op beveiligde servers;
• wij zorgen ervoor dat onze netwerkverbindingen beveiligd zijn;
• er worden regelmatig back-ups gemaakt van alle door ons gebruikte systemen;
• ons bedrijfspand is goed beveiligd (met alarm) om diefstal tegen te gaan;
• er worden regelmatig security checks met betrekking tot de aangeboden applicaties en door ons gebruikte systemen uitgevoerd door een externe partij (pentests & serverscans);
• al onze werknemers zijn zich bewust van het grote belang van de bescherming van de privacy;
• Toegangsbeveiliging (zowel in de bedrijfsruimte als in de systemen van Insocial);
• Het zo veel mogelijk versleutelen, pseudonimiseren of anonimiseren van persoonsgegevens, onder andere bij het transporteren van deze gegevens.

Voor meer informatie over onze beveiliging kun je via onderstaande gegevens contact met ons opnemen (zie 13.).

7. Jouw rechten

Je hebt het recht ons te verzoeken je inzage te verlenen in (al) jouw persoonsgegevens en/of deze te verbeteren, aan te vullen, anderszins te wijzigen, te verwijderen en/of af te schermen. Indien een verwerking is gebaseerd op jouw toestemming, dan ben je gerechtigd deze toestemming te allen tijde weer in te trekken (zonder terugwerkende kracht). Daarnaast ben je gerechtigd gegevensexport op te vragen van jouw persoonsgegevens, bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (mits gemotiveerd), bezwaar te maken tegen de uitwisseling van jouw persoonsgegevens en een beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens te verzoeken (eveneens gemotiveerd). Daarnaast ben je gerechtigd een klacht in te dienen bij een relevante privacy toezichthouder (in Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens).

Voor de uitoefening van deze en/of andere rechten en corresponderende verzoeken kun je contact opnemen met ons (zie 13.). In uw verzoek dien je te vermelden op basis van welke grond je het verzoek indient en dien je voldoende gegevens te verstrekken op basis waarvan wij jouw identiteit kunnen controleren.

Jouw verzoeken kunnen in sommige gevallen door ons worden geweigerd. Hiervan zal je, onder vermelding van de wettelijke grondslag die het mogelijk maakt je verzoek te weigeren, op de hoogte worden gesteld. Aanleiding hiervoor kunnen onder andere een op ons rustende wettelijke verplichtingen of de buitensporige of onredelijke aard van een of meerdere verzoeken zijn.

In het geval van buitengewoon complexe verzoeken, of een buitensporige hoeveelheid verzoeken, kan in plaats van een weigering van het verzoek ook een passende administratieve kostenvergoeding voor de uitvoering van het verzoek worden doorberekend aan de verzoeker. Hiervan zal je van tevoren op de hoogte worden gesteld.

8. Cookies

De website van Insocial alsmede de websites/weblinks die wij inrichten, onderhouden en gebruiken ten behoeve van haar klanten maken gebruik van cookies om goed te kunnen functioneren. Je kunt in de instellingen van jouw webbrowser aangeven of je deze cookies wil toestaan, of juist niet. Je hoeft dit slechts eenmalig aan te geven (totdat je jouw tijdelijke bestanden wist). Dit kan evenwel de functionaliteit van de website beperken.

9. Welke cookies

Wij maken gebruik van twee soorten cookies:

• Noodzakelijke cookies: dit zijn cookies die nodig zijn voor het goed functioneren van onze website. Bijvoorbeeld jouw keuze in het wel of niet accepteren van cookies of het onthouden van op de website ingevulde gegevens. Deze cookies worden niet gedeeld met derden. Voor deze cookies is jouw toestemming niet vereist.
• Analytische cookies: deze cookies worden gebruikt om onze websites en de bijbehorende statistieken te analyseren, waardoor de website (het gebruik daarvan en de vindbaarheid) kan worden geoptimaliseerd. Hiervoor gebruiken wij onder andere het hulpprogramma Google Analytics. Voor het gebruik van deze cookies vragen wij vooraf jouw toestemming door middel van onze cookiefloater. Wij hebben voor deze verwerking een verwerkersovereenkomst gesloten met Google. Google kan persoonsgegevens aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen informatie te delen met anderen. Wij maken ook gebruik van cookies van andere Googlediensten, zoals Google Adwords en Google Remarketing, en cookies van: Mouseflow, Linkedin en Facebook, indien je ons jouw toestemming geeft voor het gebruiken van cookies (zie voor een overzicht onderstaande tabel). Indien je geen toestemming geeft voor het gebruiken van deze cookies, dan gebruiken wij enkel de cookies waaruit wij geen persoonsgegevens van je kunnen afleiden. Voor deze cookies hoef je dan ook geen toestemming te geven. Een voorbeeld hiervan zijn de privacy-vriendelijk ingestelde Google Analytics-cookies. Ook hiervoor hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten met Google. Daarbij hebben wij gegevens delen bij Google uitgezet en jouw IP-adres voor het gebruik van Google Analytics geanonimiseerd. Google kan persoonsgegevens aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen informatie te delen met anderen. Wij maken geen gebruik van andere Googlediensten of andere cookies indien je ons geen toestemming heeft gegeven gebruik te maken van cookies (zie voor overzicht onderstaande tabel).

10. Overig

Deze Privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met jouw persoonsgegevens omgaan. Wij raden je aan de privacy- en cookieverklaring van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken.

Wij voeren klanttevredenheidsonderzoeken uit voor en in naam van onze opdrachtgevers. De persoonsgegevens die wij hierbij verkrijgen zijn niet ons eigendom. Op die persoonsgegevens zijn derhalve de bepalingen van deze (onze) privacyverklaring niet van toepassing. In plaats daarvan gelden voor die persoonsgegevens de privacyverklaringen van onze opdrachtgevers en de tussen ons en de opdrachtgevers gesloten verwerkersovereenkomsten. Dat betekent dat je, als je vragen of opmerkingen heeft met betrekking tot deze persoonsgegevens, of als je ten aan zien van deze persoonsgegevens de in paragraaf 8. genoemde rechten wilt uitoefenen, contact op dient te nemen met onze opdrachtgever zelf. Wij zullen je daar actief in ondersteunen, onder andere door jouw vragen, opmerkingen of verzoeken door te zenden naar onze betreffende opdrachtgever.

11. Wijziging in deze Privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor deze Privacyverklaring op ieder gewenst moment en om welke reden dan ook te wijzigen en adviseren je daarom regelmatig dit gedeelte van de website te controleren.

12. Klachten

Heb je een klacht over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Dan gaan wij hier graag met je over in gesprek. Op grond van de privacywetgeving heb je ook het recht om een klacht over een onjuiste verwerking van jouw persoonsgegevens bij de Autoriteit Persoonsgegevens in te dienen. Voor meer informatie kun je contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor andersoortige klachten verwijzen wij je naar onze klachtenregeling.

13. Vragen

Voor al jouw vragen en/of opmerkingen en/of klachten en/of verzoeken, al dan niet over de verwerking van jouw persoonsgegevens of deze privacyverklaring, kun je je richten tot Insocial B.V., gevestigd aan de Phoenixstraat 58, (2611 AM) Delft, via: wecare@insocial.nl of 085–130 17 00.

Delft, 18 januari 2019